1. Πεδίο εφαρμογής
Η παρούσα πολιτική αφορά την ιστοσελίδα htools.gr, την επικοινωνία με την υπηρεσία HTools – Hotel tools και τις βασικές λειτουργίες της web και mobile πλατφόρμας. Η απλή επίσκεψη στην ιστοσελίδα παρουσίασης δεν ενεργοποιεί συλλογή τοποθεσίας ούτε δίνει πρόσβαση στα δεδομένα ξενοδοχείου.
Η λειτουργική εγκατάσταση ενός ξενοδοχείου μπορεί να έχει διαφορετικές ρυθμίσεις, συνδέσεις και ενεργές δυνατότητες. Η ενημέρωση που παρέχει ο οργανισμός σας για τη συγκεκριμένη εγκατάσταση συμπληρώνει την παρούσα πολιτική.
2. Ρόλοι στην επεξεργασία και επικοινωνία
Για τα αιτήματα που υποβάλλονται στην ιστοσελίδα και τη διαχείριση της δικής του επικοινωνίας, ο πάροχος της υπηρεσίας HTools καθορίζει τον σκοπό της επεξεργασίας. Για ζητήματα απορρήτου μπορείτε να επικοινωνείτε στο support@htools.gr, και για πληροφορίες υπηρεσιών στο info@htools.gr ή στο +30 211 333 1871.
Για τα δεδομένα που εισάγει και διαχειρίζεται ένα ξενοδοχείο, ο οργανισμός που λειτουργεί την εγκατάσταση καθορίζει κατά κανόνα τους σκοπούς και ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας. Όταν το HTools επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα για λογαριασμό του, η σχέση και οι υποχρεώσεις καθορίζονται στην αντίστοιχη σύμβαση επεξεργασίας. Η παρούσα σελίδα δεν αντικαθιστά αυτή τη συμφωνία.
Αν χρησιμοποιείτε το HTools ως εργαζόμενος ή συνεργάτης μονάδας, ζητήστε από τον οργανισμό σας τα στοιχεία του αρμόδιου υπευθύνου και την ειδική ενημέρωση για τη χρήση των δεδομένων σας.
3. Ποια δεδομένα μπορεί να υποβάλλονται ή να παράγονται
Ιστοσελίδα και επικοινωνία
Η φόρμα αιτήματος ζητά όνομα επικοινωνίας, τηλέφωνο και ΑΦΜ επιχείρησης. Προαιρετικά μπορείτε να συμπληρώσετε επωνυμία ξενοδοχείου, email, αριθμό δωματίων και μήνυμα. Το περιεχόμενο διαβιβάζεται στην ομάδα επικοινωνίας για την εξέταση του αιτήματος. Αν λείπουν υποχρεωτικά πεδία, η φόρμα δεν μπορεί να αποσταλεί.
Όταν συμπληρώνετε τον ΑΦΜ, ελέγχουμε πρώτα το ψηφίο ελέγχου του και στη συνέχεια τον αναζητούμε στο σύστημα VIES της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ώστε να εμφανιστούν και να συμπληρωθούν αυτόματα η επωνυμία και η διεύθυνση της επιχείρησης. Στο VIES αποστέλλεται μόνο ο ΑΦΜ, από τον διακομιστή του htools.gr. Το αποτέλεσμα του ελέγχου επισυνάπτεται στο αίτημα που λαμβάνει η ομάδα μας. Αν ο ΑΦΜ δεν βρεθεί στο VIES ή η υπηρεσία δεν απαντά, μπορείτε να στείλετε το αίτημα κανονικά.
Κατά τη σύνδεση μπορεί να παράγονται αρχεία διακομιστή με διεύθυνση IP, χρόνο, διεύθυνση σελίδας και τεχνικά στοιχεία αιτήματος, για λειτουργία, ασφάλεια και διάγνωση προβλημάτων. Μην περιλαμβάνετε στη φόρμα κωδικούς πρόσβασης, δεδομένα υγείας ή προσωπικά στοιχεία επισκεπτών που δεν χρειάζονται για το αίτημά σας.
Λειτουργική πλατφόρμα και εφαρμογή
Ανάλογα με τις ενεργές λειτουργίες, η εγκατάσταση μπορεί να επεξεργάζεται:
- Στοιχεία λογαριασμού, ρόλους, σχέσεις με μονάδες και κατάσταση βάρδιας.
- Αναφορές βλαβών, αναθέσεις, σχόλια, φωτογραφίες, checklists και ιστορικό ενεργειών.
- Εργασίες housekeeping, ελέγχους, έκτακτα αιτήματα και σχετικά χρονικά στοιχεία.
- Μηνύματα ομάδας, τεχνικά στοιχεία εφαρμογής και αναγνωριστικά για ειδοποιήσεις push.
- Στοιχεία κατάστασης και πληρότητας δωματίων από ενεργές συνδέσεις PMS.
- Δεδομένα τοποθεσίας, μόνο όταν ενεργοποιείται η αντίστοιχη λειτουργία εφαρμογής.
Το περιεχόμενο εξαρτάται και από όσα καταχωρίζει ο οργανισμός. Αποφεύγετε φωτογραφίες προσώπων και άσχετα προσωπικά δεδομένα μέσα στις τεχνικές αναφορές.
4. Σκοποί και νομικές βάσεις
- Αίτημα παρουσίασης ή προσφοράς: εξέταση του αιτήματος και σχετική επικοινωνία. Η βάση μπορεί να είναι προσυμβατικά μέτρα όταν αφορά τον ίδιο τον ενδιαφερόμενο ή έννομο συμφέρον ανταπόκρισης σε επαγγελματική επικοινωνία εκπροσώπου επιχείρησης.
- Παροχή και υποστήριξη υπηρεσίας: εκτέλεση της συμφωνίας και των τεκμηριωμένων εντολών του οργανισμού, ανάλογα με τον ρόλο κάθε μέρους.
- Ασφάλεια και τεχνική λειτουργία: προστασία της υπηρεσίας, αποτροπή καταχρήσεων και διερεύνηση σφαλμάτων, με βάση το σχετικό έννομο συμφέρον όπου εφαρμόζεται.
- Νόμιμες υποχρεώσεις: τήρηση στοιχείων που απαιτούνται από την εφαρμοστέα νομοθεσία.
- Προαιρετική προωθητική επικοινωνία: απαιτεί χωριστή νόμιμη βάση και τις προβλεπόμενες επιλογές διακοπής. Η αποστολή της φόρμας δεν αποτελεί από μόνη της εγγραφή σε newsletter.
Για την επεξεργασία προσωπικού και δεδομένων της μονάδας, ο οργανισμός σας προσδιορίζει τη δική του νόμιμη βάση και παρέχει την απαιτούμενη ενημέρωση. Η άδεια συσκευής δεν αντικαθιστά αυτή την υποχρέωση.
5. Τοποθεσία, κάμερα και άδειες συσκευής
Όταν είναι ενεργοποιημένη η λειτουργία θέσης, η mobile εφαρμογή μπορεί να αποστέλλει γεωγραφικές συντεταγμένες, ακρίβεια και χρόνο καταγραφής για τον συντονισμό της ομάδας κατά τη βάρδια. Ανάλογα με την έκδοση και τις άδειες, η λειτουργία μπορεί να συνεχίζεται στο παρασκήνιο, όταν η εφαρμογή δεν είναι ορατή στην οθόνη.
Η λειτουργία συνδέεται με τη συνεδρία και την κατάσταση βάρδιας. Η εφαρμογή προβλέπει διακοπή της αποστολής κατά τη λήξη βάρδιας ή αποσύνδεση και όταν η εγκατάσταση απορρίπτει την ενεργή πρόσβαση. Η ανάκληση άδειας τοποθεσίας από το λειτουργικό σύστημα περιορίζει τη δυνατότητα λήψης νέας θέσης.
Τα στοιχεία γίνονται διαθέσιμα στους χρήστες που έχουν τα αντίστοιχα δικαιώματα της εγκατάστασης. Η συγκεκριμένη λειτουργία δεν προορίζεται για διαφημιστική στόχευση. Ο οργανισμός οφείλει να καθορίζει σκοπό, πρόσβαση και χρόνο διατήρησης και να ενημερώνει το προσωπικό πριν τη χρήση της.
Η κάμερα μπορεί να χρησιμοποιείται για σάρωση QR και φωτογραφική τεκμηρίωση. Οι ειδοποιήσεις χρειάζονται την αντίστοιχη άδεια. Οι άδειες διαχειρίζονται από τις ρυθμίσεις της συσκευής· η απενεργοποίησή τους μπορεί να περιορίσει τις σχετικές λειτουργίες.
6. Ποιοι μπορεί να έχουν πρόσβαση
Πρόσβαση μπορεί να έχουν εξουσιοδοτημένα μέλη της ομάδας υποστήριξης και επικοινωνίας, οι επιτρεπόμενοι χρήστες του οργανισμού και οι τεχνικοί πάροχοι που χρειάζονται για φιλοξενία, email και λειτουργία υπηρεσίας. Αρμόδιες αρχές ή επαγγελματικοί σύμβουλοι μπορεί να λαμβάνουν στοιχεία όταν υπάρχει σχετική υποχρέωση ή νόμιμη ανάγκη.
Οι ενεργές συνδέσεις PMS, push ή Telegram ενδέχεται να διαβιβάζουν τα αναγκαία δεδομένα στον αντίστοιχο πάροχο. Οι συνδέσεις αυτές δεν ενεργοποιούνται με μια απλή επίσκεψη στο htools.gr. Ο ΑΦΜ που συμπληρώνετε στη φόρμα αποστέλλεται στην υπηρεσία VIES της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, αποκλειστικά για τον έλεγχο εγκυρότητας και την ανάκτηση της επωνυμίας και της διεύθυνσης της επιχείρησης. Ο οργανισμός πρέπει να εξετάζει τους αποδέκτες και τις ρυθμίσεις της δικής του εγκατάστασης.
Όπου πραγματοποιείται διαβίβαση εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, απαιτείται ο κατάλληλος μηχανισμός του Κεφαλαίου V του ΓΚΠΔ, όπως απόφαση επάρκειας ή κατάλληλες εγγυήσεις. Για στοιχεία συγκεκριμένων παρόχων και διαβιβάσεων της εγκατάστασής σας, επικοινωνήστε με τον οργανισμό ή την υποστήριξη.
7. Χρόνος διατήρησης
Τα στοιχεία επικοινωνίας διατηρούνται με κριτήρια την εξέταση και ολοκλήρωση του αιτήματος, τη σχετική εμπορική ή συμβατική σχέση και τυχόν ανάγκη συμμόρφωσης ή υποστήριξης νόμιμων αξιώσεων. Τα τεχνικά αρχεία έχουν διαφορετικό σκοπό από τα εμπορικά αιτήματα. Το αποτέλεσμα αναζήτησης ΑΦΜ στο VIES διατηρείται προσωρινά στον διακομιστή για έως 24 ώρες, ώστε να μην επαναλαμβάνεται η ίδια αναζήτηση, και στη συνέχεια αντικαθίσταται ή παύει να χρησιμοποιείται.
Για τις επιχειρησιακές εγγραφές, τις φωτογραφίες, τα μηνύματα και τις θέσεις βάρδιας, ο χρόνος εξαρτάται από τις τεκμηριωμένες ανάγκες και τις ρυθμίσεις του οργανισμού, τη σύμβαση και τυχόν νόμιμες υποχρεώσεις. Ζητήστε τον συγκεκριμένο χρόνο ή τα κριτήρια που ισχύουν για την εγκατάστασή σας. Η απενεργοποίηση λογαριασμού ή η λήξη βάρδιας δεν σημαίνει αυτόματη διαγραφή όλων των προηγούμενων εγγραφών.
8. Ασφάλεια και περιορισμός πρόσβασης
Το HTools χρησιμοποιεί HTTPS στην ιστοσελίδα και υποστηρίζει ελέγχους ταυτότητας, ρόλων, πρόσβασης μονάδας και επιτρεπόμενων ενεργειών στην πλατφόρμα. Ο οργανισμός είναι υπεύθυνος για τη σωστή διαχείριση χρηστών και δικαιωμάτων του.
Οι επιλεγμένες offline ενέργειες της εφαρμογής αποθηκεύονται τοπικά μέχρι τον συγχρονισμό. Προστατεύετε τη συσκευή και μην τη μοιράζεστε με μη εξουσιοδοτημένα άτομα. Η ύπαρξη μέτρων ασφάλειας δεν αποτελεί υπόσχεση ότι κανένα περιστατικό δεν μπορεί να συμβεί.
9. Τα δικαιώματά σας
Ανάλογα με τις προϋποθέσεις του ΓΚΠΔ, μπορείτε να ζητήσετε πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμό ή φορητότητα των δεδομένων σας, να εναντιωθείτε σε σχετική επεξεργασία και να ανακαλέσετε συγκατάθεση όταν αυτή αποτελεί τη βάση της. Τα δικαιώματα δεν εφαρμόζονται όλα με τον ίδιο τρόπο σε κάθε περίπτωση.
Στείλτε το αίτημα στο support@htools.gr ή στον υπεύθυνο του οργανισμού σας, αν αφορά δεδομένα εγκατάστασης ξενοδοχείου. Μπορεί να χρειαστούν αναλογικά στοιχεία ταυτοποίησης. Η απάντηση παρέχεται κατά κανόνα εντός ενός μηνός· τυχόν νόμιμη παράταση γνωστοποιείται μαζί με την αιτιολογία της.
Μπορείτε επίσης να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ή στην αρμόδια εποπτική αρχή.
Επικοινωνία με το HTools
Για διευκρινίσεις ή αιτήματα σχετικά με την παρούσα σελίδα, επικοινωνήστε στο support@htools.gr. Για πληροφορίες υπηρεσιών: info@htools.gr ή +30 211 333 1871.